Личный кабинет
+7 (495) 665-70-05
пн-пт с 9:00 до 18:00
Заказать
звонок
Введите ваше имя
Введите номер телефона
Введите код с картинки

Компьютерная сеть давно стала неотъемлемой частью офиса, в котором есть большего одного компьютера.

Времена, когда рабочие файлы передавались от работника к работнику на дискетах, к счастью, миновали, и сегодня уже никого не удивишь возможностью печатать документы с произвольного рабочего места на принтере, находящемся в соседней комнате.

Работа с общими базами данных, электронной почтой и чтение Интернет-страницы на любом компьютере офиса также перестала быть чем-то экстраординарным. Можно даже с уверенностью утверждать, что выросло целое поколение офисных работников даже не представляющих, что когда-то все было иначе. Однако создание компьютерной сети даже маленького офиса  таит в себе некоторые подводные камни и скрытые «грабли», на которые наступила (и продолжают наступать) не одна организация,  и даже не десять.

Ниже приведены основные, можно даже сказать, хрестоматийные ошибки, допускаемые на начальных этапах компьютеризации бизнеса, и способы избежать их. Соблюдая предлагаемые рекомендации, возможно не только решить задачу по компьютеризации офиса с минимальными затратами, но и обеспечить базу для дальнейшего роста офисной сети, не тратя при этом значительных сумм на поддержание созданной ИТ-инфраструктуры, что гораздо важнее.

Ошибка 1: Сделай сам

Существует мнение, что небольшим компаниям не имеет смысла привлекать для компьютеризации офиса сторонних исполнителей. Обычно аргумент звучит так: «Мы небольшая компания, у нас маленькие нужды. Привлекать специалистов – дорого, поэтому мы обойдемся собственными силами».

Действительно, не боги горшки обжигают, и почти все можно сделать самостоятельно и своими руками. Однако, в процессе обучения человек совершает массу ошибок. Для достижения некоторого профессионального уровня специалист тратит значительное время – месяцы или даже годы. У вашего бизнеса они есть? Если бизнес делает свои первые шаги на рынке, зачем осложнять ситуацию проблемами с одним из его инструментов - компьютерной техникой? Если ваша компания действительно не велика, не имеет смысла тратить ценное время малочисленного персонала на решение непрофильных задач. Не будучи профессионалами они потратят на их решение значительное время в ущерб основной работе.

Большинство компаний, пошедших по пути «сделай сам», однажды все-таки приходит к осознанию необходимости привлечь для решения задач, связанных с компьютерной техникой, ИТ-профессионала. Обратившись к профессиональному исполнителю вы сэкономите не только время, но и деньги, поскольку задача будет решена должным образом с первого «захода».

Ошибка 2: Отсутствие конкретного списка задач, возлагаемых на компьютерную сеть

Как это ни парадоксально звучит, мало кто из владельцев бизнеса четко представляет на этапе постановки задачи, что же именно ожидается от компьютеризации офиса. Мне с коллегами часто доводится переделывать однажды сделанную другими исполнителями. Мы регулярно сталкиваемся с последствиями того, что заказчик не имел четкого представления или не довел до исполнителя, что же именно требовалось получить в итоге. Результат – либо полностью непригодная к эксплуатации система, либо заведомо негибкая, лишенная потенциала роста или чрезвычайно неудобная в управлении сеть. Как следствие – высокие расходы на эксплуатацию и потребность скорейшим образом исправить ситуацию.

Формализуйте задачи, которые должны решаться при помощи компьютерной сети. Это поможет грамотно поставить задачу исполнителю работ, разобраться со стратегией развития ИТ-составляющей компании и избежать излишних затрат, связанных с переделкой уже выстроенной системы.

Ошибка 3: Отсутствие стратегии развития ИТ-инфраструктуры и унификации оборудования

Ошибочно считать, что инфраструктура - это что-то глобальное. Даже три компьютера, соединенных в простейшую сеть, уже позволяют говорить о наличии сетевой инфраструктуры в зачаточном состоянии.

Когда компьютеризация идет постепенно, по мере роста компании, но без какой-либо стратегии или примерного плана развития, в определенный момент в офисе скапливается разношерстный «зоопарк» техники и программных продуктов, управлять которымы весьма затруднительно. При дальнейшем росте компании компьютерный хаос начинает работать в роли якоря для вашего бизнеса, поскольку  разнородность компьютерного парка не дает применить системный подход к его обслуживанию. Длительные простои из-за даже незначительной поломки в таком случае становятся обычным явлением.

Унифицируйте приобретаемое оборудование. Формализация возложенных на офисную сеть задач – ключ к унификации. Приобретайте технику одного производителя, построенную на единой элементной базе. Это поможет упростить процедуры обслуживания техники и до минимума сократить номенклатуру необходимых запасных частей. Унификация дисциплинирует и облегчает создание стратегии развития инфраструктуры. Наличие таковой поможет спланировать затраты на развитие и обслуживание ИТ-инфраструктуры в будущем. Даже если у вас всего 10 компьютеров.

Ошибка 4: Непонимание исполнителем целей проекта

Не надейтесь на то, что ИТ-специалист в точности знает, что именно нужно вашей компании. Никто, кроме вас, не знает всех особенностей бизнеса, поэтому и цели компьютеризации формулировать предстоит вам. Если вы избежали ошибки 2, описанной выше, помогите исполнителю осознать цели затеваемого проекта.

Сколько будет пользователей? Кто и к каким ресурсам должен иметь доступ? Как будут храниться данные? Как будет организована печать документов? Какие инструментальные средства будут избраны для решения тех или иных задач? Настоящий профессионал отдает себе отчет в том, что на начальном этапе ему ничего не неизвестно о целях вашего проекта, поэтому он будет задавать наводящие вопросы. Если исполнитель в первые после знакомства часы готов предложить вам законченное решение – это повод насторожиться. Вероятно, продажа этого решения – единственное, что его заботит, а ваши надобности ему глубоко безразличны.

Ошибка 5: Работа над проектом без технического задания

Представьте себе, что вам предстоит построить многоэтажное офисное здание, но вместо документов, вы оговариваете детали строительства с заказчиками и субподрядчиками в устной форме. Насколько велика вероятность того, что это здание будет построено? Как мне кажется, такое строительство обречено быть замороженным еще на стадии котлована.

Требуйте от исполнителя написания технического задания (ТЗ) или хотя бы изложения в письменном виде того, что должно быть сделано. Тем самым вы страхуете себя от недобросовестных исполнителей, «забывающих» в процессе работы важные для вас детали. ТЗ пишется исполнителем работ. Оценивая реакцию на вашу законную просьбу, вы всегда сможете понять, насколько серьезно исполнитель подходит к делу и насколько  заинтересован в его успехе.

Обеим сторонам выгодно договариваться о цене, основываясь на условиях ТЗ, поскольку тогда переговоры будут предметными. Не забывайте проверить ТЗ на соответствие сформулированным вами целям, после того, как оно будет согласовано и подписано, любое изменение, вносимое после завершения согласования, повлечет за собой пересчет стоимости проекта. Если содержание ТЗ расходится с вашими потребностями, скорее всего вы совершаете ошибку 4, описанную выше.

Ошибка 6: Неэффективная экономия

Любой предприниматель стремится минимизировать затраты, однако, это не следует доводить это стремление до абсурда. Как гласит народная мудрость, "дешево" и "хорошо" - понятия взаимоисключающие.

Не пытайтесь максимально сэкономить на начальном этапе: чем более дешевое решение вы приобретете в первые дни, тем больше вероятность, что оно окажется непригодным для ежедневного «боевого» использования или потребует замены в ближайшие полгода по причине того, что компания просто перерастет его. В конечном итоге, дешевизна решения может быть обусловлена невысоким качеством применяемых компонентов – в этом случае вы обречены на частые простои и затраты на ремонт. Оборудование, попавшее на рынок по «серым каналам» также может быть достаточно дешевым, но вот полноценной сервисной поддержки его вам не получить.

Приобретая дешевое решение есть риск купить «пиратские» программные продукты. Как известно, Россия находится в числе лидеров по распространению нелицензионного (нелегального, пиратского) программного обеспечения. Недобросовестные компании, предлагая дешевые решения, строят их на основе нелицензионного ПО, за счет чего и достигается низкий уровнь цены. Приобретая нелегальные программы, вы не только становитесь соучастниками преступления, но и обрекаете себя на ряд проблем, о которых будет рассказано в следующей главе.

Выбирая оборудование, ориентируйтесь не столько на цену самого устройства, сколько на совокупную стоимость владения. Например, для принтеров стоимость владения может быть рассчитана на основе величины, называемой «себестоимость отпечатка» - именно столько вы будете тратить на каждый отпечатанный документ. Покупая принтеры, ориентируйтесь на модели производителей, имеющих в вашем городе наиболее распространенную сервисную сеть. Для массовой печати выбирайте лазерные принтеры. Старайтесь, чтобы все печатающее оборудование было унифицировано по расходным материалам (тонеры, картриджи итп). Не приобретайте устаревшие модели – они значительно  дешевле, но у вас могут быть проблемы с обеспечением расходными материалами.

Настойчиво рекомендую приобретать печатающие устройства, подключаемые непосредственно к локальной сети, а не к компьютеру. Подобная конфигурация позволит вашим пользователям не зависеть от того, к какому компьютеру подключен принтер и сделает управление печатью более гибким. В отдельных случаях имеет смысл приобретать так называемые «комбайны» (МФУ, многофункциональные устройства типа «принтер-сканер-копир-факс» в одном корпусе). Они дороже, чем просто принтер, но дешевле, чем все перечисленные устройства в сумме. Для небольших организаций МФУ – очень хорошее решение.

Подключайтесь к Интернет через наиболее крупных провайдеров. Во-первых, у них надежнее связь, во-вторых, профессиональнее служба техподдержки и шире набор услуг. В-третьих, крупный провайдер, являясь оптовым покупателям трафика или арендатором высокоскоростных каналов, как правило предлагает клиентам весьма демократичные тарифы.

При разумном подходе крупные разовые затраты на приобретение надежной и удобной в обслуживании техники, подключение пакетов высококачественных телематических услуг и программного обеспечения обеспечат в будущем значительную экономию за счет невысокой стоимости последующего обслуживания и, что самое главное, за счет минимального времени простоев по вине техники и каналов связи.

Ошибка 7: Использование нелицензионных программных продуктов

Как уже отмечалось выше, у российских пользователей сложился стереотип, согласно которому программное обеспечение ничего не стоит. Достаточно купить в подземном переходе компакт-диск за 80 рублей - и у вас в руках подборка ПО, имеющая реальную рыночную стоимость в несколько тысяч долларов.

Помимо того, что приобретенные таким образом программные продукты попадают под статью о нарушении авторских прав, они доставляют пользователям массу неудобств. Сегодня лишь очень и очень недальновидный человек будет строить ИТ-инфраструктуру своего бизнеса на нелицензионном программном обеспечении. Нестабильная работа взломанного ПО, функциональная неполноценость, отсутствие официальной поддержки со стороны производителя - все это обернется временными и финансовыми потерями. Встретившись с необходимостью легализовать имеющееся у вас ПО, вы можете обнаружить, что необходимая для этого сумма сравнима с годовым бюджетом всей организации. Причем, вероятно, ее необходимо выплатить всю сразу, а не в течение нескольких лет, как было бы, если бы с самого начала был избран путь работы с легальными программами.

Ошибка 8: Покупка "уникальных" и "эксклюзивных" решений.

Конечно, каждый бизнес по-своему уникален - это одно из условий успешной работы на рынке. Тем не менее, эксклюзивность чужого бизнеса не всегда пойдет на пользу бизнесу вашему.

Помните, главное требование к вашей системе – максимум стандартных (т.е. построенных на базе общпринятых ИТ-стандартов) решений и масштабируемость (наличие потенциала роста). Эксклюзивное ПО зачастую несовместимо с широко распространенными продуктами, что может вызвать проблемы при обмене информацией с клиентами и партнерами. Кроме того, часто за продажей «эксклюзива» стоит желание просто привязать к себе клиента, «подсадив» его на дорогостоящее обслуживание.

Задумайтесь, кто будет поддерживать «эксклюзивную» систему, если однажды ее производитель разорится, поссорится с партнерами, переквалифицируется? Работая со стандартными решениями ИТ-консультант вынужден придерживаться рыночных цен или обеспечивать фантастическое качество – и то, и другое вам выгодно. Стандартизация дает вам независимость от поставщиков ИТ-услуг - такие решения проще и дешевле в обслуживании, и вы всегда найдете специалиста или сервисную компанию должного уровня, кто без труда сможет его поддерживать.

Ошибка 9: Покупка "на всякий случай".

Не соглашайтесь с предложениями исполнителя организовать те или иные элементы сети вашего офиса «на всякий случай» и «на будущее». Это будущее может не наступить –навязываемая технология может так никогда и не понадобиться. Кроме того помните, что многие технологии быстро меняются; предлагаемое решение «на будущее» может морально устареть, так и не «вступив в бой», а ему на смену придут более удобные инструменты. Покупайте то, что требуется именно в данный момент или однозначно потребуется в завтра, но не забывайте про масштабируемость. Ваша система должна быть открыта для того, чтобы в любой момент встроить некий набор стандартных элементов, однако нет нужды делать это сразу в первый же день – это может не окупиться.

Приобретая компьютерную технику ориентируйтесь на средние величины как по цене, так и производительности. Поверьте, офисным компьютерам незачем обладать фантастическими видеоплатами или проигрывать восьмиканальный звук. Разумнее потратить чуть больше денег на надежное серверное оборудование и источники бесперебойного питания, чем на возможность играть на офисных машинах в компьютерные игры.

Ошибка 10: Излишняя централизация.

Наличие сервера в вашей сети подразумевает централизацию управления сетевыми ресурсами. Поскольку стоимость серверного оборудования высока, а производительность современных машин находится на фантастическом уровне, всегда есть соблазн в целях экономии поместить все информационные службы на один сервер.

И тем не менее, избегайте решений, при которых доступ в Интернет осуществляется через тот же сервер, на котором хранятся данные компании. При подобной конфигурации взлом сервера сделает ваши данные беззащитными. Рекомендую вообще избегать ситуаций, когда сервер с важными данными соединен с Интернет напрямую, без промежуточных устройств, называемых брандмауэрами или сетевыми экранами. Не храните все яйца в одной корзине - не взваливайте все функции на один сервер. Вероятность выхода его из строя по различным причинам повышается, и если это произойдет, остановится не только определенная функция сети, а работа всего офиса в целом. Конечно, заводить под каждую подсистему сети отдельный сервер – расточительство, поэтому необходимо знать меру.

Для подключения к Интернет стремитесь использовать специальные устройства – маршрутизаторы (роутеры). Они, как правило, имеют встроенную функцию межсетевого экрана (брандмауэра), защищающего вашу сеть от вторжений извне, и возможность фильтрации трафика по определенным критериям.  Стоимость таких устройств находится в пределах от 60$ до бесконечности, поэтому каждая организация может подобрать себе маршрутизатор по потребностям и по финансовым возможностям.

Заключение:

Несомненно, список ошибок, допускаемых при компьютеризации офиса, не ограничивается описанными выше - здесь приведены лишь наиболее типичные. Как вы понимаете, большая часть ошибочных ходов делается из-за незнания заказчиком ИТ-специфики и отсутствия опыта. Чрезмерное желание сэкономить на первых этапах, отсутствие плана развития ИТ-инфраструктуры – все это гарантированно обернется затратами в будущем. Чтобы избежать негативных последствий и дополнительных трат, стремитесь доверять решение ИТ-задач профессионалам, имеющим опыт, накопленный в течение долгого времени. Не бойтесь верить ИТ-консультантам, но в то же время не стесняйтесь проверять компетентность исполнителя перед вовлечением его в проект. И конечно, не забывайте, что каждое приобретенное ИТ-решение нуждается в регулярной поддержке в будущем. Готовность исполнителя поддерживать в дальнейшем созданную по вашему заказу систему говорит о его уверенности в жизнеспособности внедренного решения е его, исполнителя, профессионализме. Долговременное сотрудничество с ним обеспечит вам крепкие ИТ-тылы без поражающих воображение затрат.

Автор материала: Павел Медников, Tango Networks

 

Статьи
07
июля
2016

Почему внедрять crm-технологии так сложно?

Обслуживание клиентов - это основа успеха любой компании. Главное обслуживание клиента является преимуществом для многих компаний, особенно в сфере финансовых услуг. Таким образом, принципы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), имеют большое значение.

26
июня
2016

Основы системной интеграции

Системная интеграция: объединяя все воедино. Услуги системной интеграции основы для бизнес-среды: интернет-ресурсы.

16
мая
2016

CRM в настоящее время

CRM является аббревиатурой для управления взаимоотношениями с клиентами.

14
мая
2016

Компьютеризация офиса: 10 типичных ошибок

Компьютерная сеть давно стала неотъемлемой частью офиса, в котором есть большего одного компьютера.

17
апреля
2016

Риски при выбора поставщика услуг ИТ аутсорсинга

Так уж получается в наши дни, что все чаще и чаще компании – неважно, большие или не очень – осознают

/